Pourquoi faire appel à une agence événementielle ?

Faire appel à une agence  événementielle pour vous aider dans l’organisation de vos événements, présente de nombreux avantages :

Actuellement le premier avantage est surtout liée au COVID-19, en effet il y a de nombreuses règles sanitaires à appliquer , pour chaque événement il est obligatoire d’avoir un ” Safety Manager ” , sa fonction  est  primordiale , il doit veiller à faire respecter  les règles sanitaires mises en place et assurer ainsi la sécurité sanitaire de tous vos participants.

Suite à cette crise le secteur événementiel a rebondi sur des événements ” Hybride ou virtuel ” nous diffuserons un articles très prochainement sur le sujet .

La réduction du stress est l’un d’entre eux et c’est souvent l’avis de nos clients.

Organiser un événement est un exercice complexe et coûteux, la préparation et la gestion de chaque détail comptent. Voici 6 raisons d’utiliser une agence événementielle.

1/ Cela va faire gagner du temps donc de l’argent.

En sous-traitant la gestion de votre événement à une agence qui organise des événements, vous économiserez du temps et de l’argent. Une société de gestion d’événements a établi des relations avec les hôtels, les lieux et les fournisseurs et peut négocier d’excellents tarifs en votre nom. Ils connaissent également toute la valeur ajoutée que vous pouvez obtenir – en avoir plus pour votre argent et en ajoutant à l’expérience. Toutes ces relations et conseils d’initiés vous permettent d’économiser de l’argent sur tout ce dont vous avez besoin.

Travailler avec des professionnels de l’événementiel  vous fait gagner du temps car tout ce que vous avez à faire est de convenir de la date et du lieu avec la société événementielle et le reste sera pris en charge ex : comme l’assurance, sont couvertes dans le cadre du service et il est formidable d’embaucher une entreprise en qui vous pouvez avoir confiance pour s’occuper de tout, du concept original à la livraison le jour même et au revoir  les nuits tardives, les maux de tête et les tracas liés à l’organisation de l’événement vous-même.

2/ Elle vous proposera des idées créatives et novatrices, des formats d’événements éprouvés qui fonctionneront pour vous

Les organisateurs d’événements vous proposeront de nouvelles idées pour vos événements.

Des idées qui ont fait leurs preuves et des solutions qui selon leurs expériences fonctionneront bien et sont spécialement conçues pour vous. En fonction de vos besoins, ils vous proposeront un format d’événement adapté à votre demande, à votre public et à votre budget. Les gestionnaires d’événements apportent beaucoup d’expérience, ce qui signifie que vous pouvez être sûr que votre événement sera un succès.

3 / Planification et gestion du budget pour assurer le succès de l’événement.

Un événement réussi nécessite un plan directeur détaillé, un calendrier et un budget respectés.

Une société de gestion d’événements les créera pour vous et conviendra avec vous dès le départ des principaux objectifs, responsabilités et cibles.

Ce plan détaille chaque élément logistique et commercial qui doit avoir lieu et est la base du travail de tout gestionnaire d’événements. Ce sera un plan de travail continuellement mis à jour et vous donnera la flexibilité et la tranquillité d’esprit pour vous assurer que tous les éléments de votre événement sont pris en charge.

Le budget sera créé par un planificateur d’événements expérimenté qui comprend : les coûts impliqués et les écarts qui peuvent survenir. Cela sera géré et tout écart par rapport au plan sera mis en évidence et des mesures appropriées seront prises.

La gestion des événements est un champ de mines et personne ne peut se permettre de faire des erreurs.

4/ les dernières technologies offrent à vos participants un moment inoubliable et élégant.

Les sociétés de gestion d’événements utilisent des outils et des logiciels qui leur permettent de communiquer avec les participants de manière fluide et professionnelle.

Cela peut aller de la création d’un site Web ou d’une landing page, les réseaux sociaux tout ce qui est spécifique à un événement et qui présente tous les détails de l’événement tels que le programme de la conférence, la carte, la liste des participants, la liste des exposants, les photos et biographies des conférenciers, à l’inscription en ligne.

Les outils guideront le participant jusqu’à la livraison des instructions de participation et enfin un message texte rappelant le code postal du lieu la veille. Ces systèmes garantissent que votre événement est professionnel et élégant pour tous les participants.

Un autre domaine clé concerne les exigences audiovisuelles de votre événement et la sélection et la collaboration d’une équipe audiovisuelle professionnelle qui offre la meilleure solution avec les meilleurs prix. Les sociétés de gestion d’événements ont des fournisseurs de confiance avec lesquels elles travaillent et sauront livrer à chaque fois.

5/ Livraison professionnelle le jour même

Les deux ingrédients les plus vitaux pour une livraison événementielle sur place est tout d’abord la préparation d’un plan d’événement détaillé que tous peuvent utiliser. Cela énumérerait jour après jour, heure par heure quelles pièces seraient utilisées, comment elles devraient être aménagées, quelles livraisons sont attendues, à quelle heure les rafraîchissements, les déjeuners et les dîners devraient être prêts, quel personnel est responsable de quoi et ainsi de suite. Et deuxièmement, avoir une équipe bien informée et expérimentée gérée par un directeur de l’événement avec la responsabilité de l’événement dans son ensemble. Une société de gestion d’événements assurerait les deux vous permettant de réseauter et de vous concentrer sur l’appréciation de l’événement avec vos invités. En particulier, les clients commerciaux apprécient toute l’attention de leurs hôtes et sont ouverts à l’établissement de relations et à la planification de futures entreprises commerciales lors d’un événement.

6/ Gérer vos risques et assurer votre sécurité et celle de vos participants

Un événement est plein d’incertitudes qui peuvent être rencontrées comme une panne de courant, une urgence médicale ou même un incendie. C’est là que le recours à une société de gestion d’événements rapporte des dividendes, car vous disposerez d’un personnel expérimenté sur place qui saura quoi faire en cas d’incident. Avant l’événement, un bon plan de gestion de la santé et de la sécurité aurait été élaboré et soumis au site. Cela déterminerait tous les risques et la mise en œuvre des stratégies pour aider à éliminer le risque.

Choisir de faire appel à une société de gestion d’événements est tout simplement logique si vous souhaitez organiser un événement réussi que vous et vos invités pouvez apprécier. Toute la planification et la gestion de votre événement sera tellement plus simple lorsqu’elle sera gérée par une société de gestion d’événements !

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Événement ‘Live, Hybrid ou virtuel que choisir’ ?

Le Coronavirus a contraint les entreprises à pivoter vers le télétravail. Cela engendre une certaine habitude chez les participants aux réunions. D’ailleurs, certains événements ont également migré vers le virtuel. Ce nouveau format a même incité certains planificateurs à créer des concepts se déroulant 100 % en ligne. A quoi faut-il donc s’attendre pour le futur de l’événementiel ?

Événement Live, Virtuel ou Hybride ?

Lors de la planification d’un événement professionnel ou social, l’objectif commun est toujours de rassembler les gens dans un but commun : éduquer, informer, débattre ou célébrer. Traditionnellement, les événements en direct ont été le meilleur moyen d’atteindre ces objectifs, mais dans le monde d’aujourd’hui avec la crise liée au Covid-19, il existe plusieurs types d’événements que vous pouvez organiser :

  • En direct – Tous les participants sont physiquement présents au même endroit
  • Virtuel – Les gens assistent à l’événement entièrement en ligne
  • Hybride – Certaines personnes participent en personne, d’autres en ligne

Comment savez-vous quelle approche est la meilleure pour votre événement ? Cela se résume à un certain nombre de facteurs différents, notamment la taille de votre événement, le budget, le calendrier et la géographie des participants. Chaque approche événementielle offre ses propres avantages uniques.

 

Qu’est-ce qu’un événement virtuel ?

Un événement virtuel (aussi appeler iVent) réplique un événement physique, mais il est on line.

Exemple : Conférence mondiale, Salon professionnel, lancement d’un produit, recrutement etc….

Quasi tout événement peut être organisé virtuellement, héberger un iVent c’est du chat en direct, des vidéoconférences en tête-à-tête, des séminaires, des présentations en direct le tout intégré à des canaux sociaux pour le réseautage en temps réel.

Du point de vue d’un délégué assistant à un événement virtuel, les principaux avantages sont le gain de temps et la commodité. Ils peuvent assister à tout moment, de n’importe où dans le monde et ont toujours l’expérience personnalisée qu’ils attendent d’un événement physique ils peuvent ainsi de consommer du contenu à leur rythme           .

Qu’est-ce qu’un événement Hybride ?

Un événement hybride est un spectacle, une conférence ou un séminaire qui rassemble une expérience réelle sur un lieu événementiel avec des participants en présentiel en combinaison avec un élément virtuel.

En plus de permettre la participation de personnes situées loin, un événement hybride peut également comporter une présentation multimédia ou un conférencier invité qui ne peut pas y assister en personne. Les opportunités sont illimitées. Ils élargissent la portée possible des activités et des sujets à discuter.

Événements en live : la forme la plus efficace de communication et d’expérience.

Il n’y a pas d’autre méthode qui exprime mieux les nuances de la communication que les interactions en face / face. Le langage corporel est un facteur important de communication. Les postures, les gestes, les expressions faciales et les mouvements des yeux sont mieux traduits en direct.

De plus, de nombreuses personnes assistent à des événements non seulement pour le contenu, mais aussi pour l’occasion de rencontrer et d’interagir avec d’autres participants (et orateurs) ayant des intérêts similaires. Le facteur humain et l’expérience de création de relations sont la principale raison pour laquelle les gens assistent à des événements.

Les avantages et inconvénients des différentes formules.

Les clients choisissent souvent des événements virtuels car les ressources telles que le temps et l’argent peuvent être limités. Les événements virtuels peuvent être déployés rapidement avec une réduction significative des coûts. Quelques bons exemples de programmes qui fonctionnent le mieux dans un format virtuel uniquement seraient des tables rondes sur des événements d’actualité ou des questions de politique, des programmes de type entretien ou des événements éducatifs d’une durée de 90 minutes ou moins.

Les événements virtuels sont également une excellente option si vous essayez de planifier rapidement quelque chose pour sortir face à une crise potentielle, un problème controversé ou partager votre expertise sur des questions actuellement d’actualité.

Pour une programmation de plus longue durée, et lorsque l’interaction en face à face est un objectif principal, les formats d’événements en Live ou hybrides fonctionnent généralement mieux.

Événements hybrides : flexibilité pour atteindre le plus grand nombre de participants.

Les événements hybrides sont le meilleur des deux mondes. Certains des participants peuvent assister en face à face tandis que d’autres sont « amenés virtuellement », ajoutant ainsi au bénéfice de l’interaction globale.

Les réunions hybrides peuvent également être utilisées comme méthode de réduction des coûts, car vous n’avez pas de temps et de frais de déplacement pour l’ensemble des participants.

Permettre aux participants d’interagir où qu’ils se trouvent dans le monde – en personne ou en ligne – offre à chacun flexibilité et commodité et vous permet d’étendre votre impact quelle que soit la géographie.

Quelques soit votre besoin, vous pouvez vous en remettre à Alternative Event pour vous guider dans vos projets d’événements Live, Hybride ou Virtuel. La stabilité, la fluidité, la qualité et le professionnalisme seront donc au rendez-vous et nos 40 ans d’expérience dans le monde de l’événementiel feront de votre événement un moment unique et inoubliable.